MESTRADO/DOUTORADO – ROTINA DE ATUALIZAÇÕES
Checklist de acompanhamento: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aUC_–AlqCMlUYZyYnQ94mW8VtjYkEbvYiP8VOiaTSQ/edit#gid=1386834576
Periodicamente precisamos realizar rotinas de atualização para nossos programas de mestrado e doutorado. O objetivo deste post é compartilhar orientações importantes relacionadas a este processo, assim como estabelecer responsáveis por cada uma das etapas.
Gatilho – quando devemos começar estes processos?
Antes de mais nada, é importante entender quando é preciso iniciar a rotina de planejamento e atualizações. Neste sentido, a referência gatilho é que nossa é sempre ter um processo seletivo aberto uma semana após o anterior se encerrar. Ou seja, a rotina de atualizações deve iniciar com a antecedência necessária para produzir todos os materiais a tempo de no dia seguinte a um processo seletivo, estarmos prontos para iniciar um novo. Consideramos então, 15 dias antes ao final do processo seletivo vigente como o gatilho para iniciar a produção do próximo.
Gestão geral do processo?
A gestão geral das tarefas envolvidas neste processo é de responsabilidade do gerente de marketing da IES. Ele ficará responsável por acionar e cobrar os envolvidos sobre o cumprimento de prazos e atividades descritas no checklist, assim como a conferência das informações e processos.
Preparação – 15 dias antes do encerramento do processo seletivo vigente
Nesta data devemos iniciar todos os processos, de maneira que no prazo tudo esteja pronto para veiculação. Neste momento, o gerente de marketing deverá acionar os responsáveis para a produção dos materiais sobre os quais se apoiam toda a campanha e divulgação:
Reitoria, arrecadação e secretaria: Arrecadação e secretaria devem em conjunto levar a aprovação da reitoria datas para este processo seletivo e valores. Os valores e datas devem incluir valor integral, bolsa institucional, bolsa professores e ex-alunos, valores para disciplinas isoladas. De forma bem completa, englobando todas as possibilidades de ingresso do aluno.
Coordenador do programa: Com base nas datas estabelecidas pela reitoria, deverá realizar a produção do edital do processo seletivo, calendário de disciplinas (sinalizando quais delas estão aptas a receber alunos especiais), assim como regulamento atualizado e comunicar qualquer alteração no quadro docente do programa. Regulamento e edital são considerados os documentos mãe de todos os processos e precisam estar corretos e coerentes um com o outro. Por este motivo é importante que o coordenador faça uma revisão rápida e mande os dois em conjunto.
Marketing: Assim que recebidas as informações, a equipe de marketing deverá começar a produção de todos os materiais que serão veiculados de forma antecipada, de maneira que no momento em que o processo for liberado, tudo possa ser atualizado e liberado rapidamente.
? ? Atenção: Todos os materiais do marketing são desdobramentos realizados a partir do regulamento e do edital do programa, que são os documentos oficiais que regem o processo seletivo e o programa em sí. Os demais materiais são adequações de linguagem e adaptações a diferentes contextos, mas precisam estar de acordo com os documentos principais. É de extrema importância que quem está na redação compreenda o que esta fazendo e analise o todo dos materiais garantindo que todos estejam passando a mesma informação. Esta garantia é responsabilidade do marketing.
Os seguintes materiais podem ser produzidos antecipadamente:
- E-book do programa: Deve conter informações mais fixas possíveis. Como envolve diagramação, é o material mais difícil de atualizar. Quem está redigindo deve colocar sempre um botão enviando para um link quando se tratar de informações variáveis: Datas, valores, disciplinas ofertadas no semestre.
- Campanhas de lead ads: Para os processos seletivos de mestrado e doutorado tendem a funcionar bem campanhas de lead ads para receber mais informações sobre o programa. O custo do lead é baixo e nossa estratégia atual. Esta etapa pode ser planejada e realizada com antecedência, tendo somente sua veiculação ativada na abertura do processo seletivo. Precisamos antecipadamente definir: criativo, público e legenda.
? ? Atenção: No que se refere a campanhas, dois erros claros tendem a ocorrer: falta de chamada clara para ação. É preciso conduzir a pessoa para que tome alguma ação ou oferecer uma vantagem clara pelo cadastro. Muitas vezes me deparo com campanhas que apenas informam, sem chamar o candidato para nenhuma ação. Outro erro esta em definir um público que não esteja alinhado com o produto. É preciso considerar o histórico do programa e seguir em linhas que já deram bons resultados. As campanhas de lead ads precisam ser conectadas ao fluxo de e-mails aquecendo os leads.
- Fluxo de e-mails do alpha: E-mails vinculados a um gatilho de ação específico: visitante, inscrição, aprovação e reprovação. O disparo dos e-mails de aprovação e reprovação dependem de que seja realizado o lançamento da nota do candidato no alpha.
- Fluxo de e-mails do dinamize: Fluxo onde devemos conduzir o candidato para onde queremos. Incentivar o avanço do funil em cada fase do processo e tirar suas dúvidas: Comunicar datas, abertura do processo, onde atualizar o currículo lattes, modelo de pré-projeto a seguir. Precisamos usar este fluxo para tirar dúvidas e quebrar objeções dos candidatos.
? ? Atenção: Um ponto importante no fluxo de e-mails é garantir que todos os interessados estejam de fato no fluxo. Muitas vezes quando questiono vejo que a falha está em trabalhar com mailings muito pequenos, deixando de fora interessados de ações de marketing anteriores. Quem está responsável por esta função precisa estar atento: é normal do e-mail ter menos de 20% de abertura e 3% de clique. Desta forma, montar todo um fluxo para 200 pessoas não tem sentido prático.
Ativação do processo seletivo (1 dia após finalizar processo anterior):
Secretaria: realizar o cadastro do processo seletivo com base nas datas estabelecidas. Lembrar que é necessário cadastrar o processo seletivo para aluno regular, assim como para as disciplinas isoladas.
Arrecadação: cadastrar os valores e tabela aprovada no site e página do colaborador. Assim como cadastrar os convênios para os casos possíveis.
Web designer: Atualizar o site na sua integralidade: Edital, e-book, regimento, disciplinas e valores, datas. Fazer a leitura e realmente garantir testando os link, principalmente de inscrição. Garantindo que toda a informação divulgada esteja coerente com os documentos mãe (edital, regimento, tabela de valores e disciplinas ofertadas).
Redação – marketing: Realizar a atualização da página do colaborador em sua integralidade: não somente substituir o edital, mas ler e atualizar todo o texto da página, seus anexos e links;
Gestor de tráfego: ativar as campanhas e ativar fluxos de e-mails (alpha e dinamize). Importante testar os fluxos de e-mails garantindo que tudo esteja realmente funcionando. Não adianta gastar um tempo gigante em fluxo de e-mails que ninguém recebe por falha na automação.
Coordenação de call center: Escolher o operador que irá trabalhar com esta carteira e preparar tudo que é necessário. Antes de mais nada é necessário relembrar o operador sobre o mestrado. A cada semestre, é necessário que o operador leia e entenda plenamente os seguintes materiais antes de começar a atuar: Edital, regimento do programa, e-book, site do programa, tabela de valores vigente, e tire suas dúvidas. Relembrar com o operador o fluxo de trabalho e garantir que ele tenha acesso a: planilha de controle de inscrições (o pagamento das inscrições e entrega de documentos é controlado manualmente) e também ao e-mail do programa, por onde os documentos são recebidos. É interessante também que esta pessoa se apresente ao coordenador do programa como responsável pelo processo seletivo.
Operador de call center: Deverá diariamente entrar em contato com os interessados que demonstrarem interesse no programa acompanhando eles no funil buscando obter a inscrição paga e entrega de documentos do candidato.
Ao se aproximar o processo seletivo:
Marketing: Através do fluxo de e-mails comunicar as datas que se aproximam, buscando conduzir o candidato no funil.
Operador de call center: Acionar inscritos para a entrega de documentos e pagamento da taxa de inscrição. Precisamos ter 50% candidatos a mais do que as vagas disponíveis.Dois dias antes das entrevistas, o operador deverá, conforme orientação do coordenador do programa, agendar as entrevistas e enviar aos candidatos formalizando por e-mail a data, horário e link da entrevista. Importante: Estar atento para criar o link com o e-mail do programa, caso contrário, na data da entrevista as pessoas podem não conseguir entrar na sala.
Divulgação dos resultados e matrícula
Lançar as notas dos candidatos no alpha: O coordenador do programa é responsável por lançar as notas dos candidatos no alpha. Com esta ação automaticamente os candidatos serão comunicados sobre sua aprovação ou reprovação no processo seletivo.
Enviar a lista de aprovados ao marketing: No dia anterior a divulgação dos resultados, o coordenador do programa deverá enviar ao marketing, por meio da página “solicitações marketing” a lista de aprovados e reprovados no processo seletivo.
Entrar em contato com aprovados e reprovados: Entrar em contato com todos os aprovados orientando para a matrícula e aos reprovados oferecer a matrícula em disciplinas isoladas. Operador de call center
Publicar a lista de aprovados no site: No dia e horário combinados para a divulgação dos resultados, o web designer da equipe de marketing deverá publicar no site do programa a lista de aprovados e orientações para matrícula.
