O que é Autentique?
Autentique é uma ferramenta de assinatura digital. O colaborador vai utilizá-la para criar envelopes com os documentos dos candidatos e fará o envio para que sejam assinados.
O acesso a essa ferramenta não é fornecido diretamente pelo RH na contratação. Dessa forma, é preciso solicitar ao gestor!
Após entrar no site com a conta do Google, você encontrará a seguinte página:
Os envelopes que são enviados aparecem na tela acima e ficam identificados com o nome da pessoa que está na vez de assinar. Eles permanecerão sempre na pasta, a menos que seja acionado um filtro para mostrar somente os envelopes pendentes. Colocar ou não um filtro fica a critério de cada colaborador.
As seguintes opções estarão disponíveis:
Novo documento
Onde você pode criar um novo envelope.
Meus documentos
Onde você vai encontrar todos os envelopes que foram enviados por você.
Todo o grupo
Mostra todos os envelopes que foram criados por seu grupo (Captação).
Toda a organização
Mostra todos os envelopes de todos os setores vinculados (Captação + Secretaria).
Após clicar em NOVO DOCUMENTO você vai encontrar na lateral esquerda um campo para colocar os destinatários do envelope. Este campo deve ser preenchido seguindo a sequência desejada.
O primeiro destinatário receberá o envelope e após assinar o segundo vai receber, seguindo sempre a sequência conforme as assinaturas dos membros anteriores.
Colaborador, lembre-se de verificar sempre os endereços dos destinatários e confirmar se todos os que precisam assinar estão no fluxo, tanto o candidato como os gestores e secretaria.
É necessário que o fluxo contenha, no mínimo, os seguintes destinatários:
- Candidato
- Operador
- Gestor
- Responsável pela contabilização de matrícula (Marcelo Viviani)
- Secretaria da instituição
Na Autentique você pode selecionar o modo de envio para cada signatário separadamente, envolvendo as opções de e-mail, WhatsApp ou link.
Após selecionar todos os destinatários é hora de anexar os documentos! Na parte direita da tela você vai encontrar o botão Selecionar Arquivos, onde poderá escolher todos aqueles documentos que vão compor o envelope.
- O aluno deve ter assinatura ou rubrica em todas as páginas do envelope.
- O operador deve assinar no campo selecionado dentro do contrato, bem como a gestão.
- O responsável por contabilizar matrículas assina próximo à assinatura da Gestão.
Documentos para calouro:
Bolsa de estudo
desconto adicional se houver
Contrato
Rg frente e verso
comprovante de endereço
Histórico de ensino médio
Transferência e Reabertura
Resultado da análise
Termo de ciência de transferência e reabertura
Bolsa de estudo
desconto adicional se houver
Contrato
Rg frente e verso
comprovante de endereço
Histórico de ensino médio (no caso de reabertura não é necessário)
Atenção: caso algum documento precise de anotações de texto será necessário preencher essas informações antes de criar o envelope, o que pode ser feito escrevendo diretamente no PDF.
Na próxima etapa do processo, após colocar todas as pessoas que vão assinar e todos os documentos que vão compor o envelope, é preciso selecionar os locais onde cada pessoa vai assinar. Isso pode ser feito clicando no tipo de marcação desejado e no envelope.
