Este aqui é um passo a passo de como deve ser o procedimento com os eventos! Dentro do departamento, o colaborador responsável pelos eventos na IES deve cuidar do fluxo do início ao fim.
Antes de entendermos quais processos temos que fazer para lançar um evento, vamos entender qual processo o solicitante deve fazer, assim poderemos orientá-lo corretamente:
Eventos sem investimento (custo para a IES):
- Sempre quando o professor solicitar um evento é preciso que ele agende a data no Callendly; Os eventos devem ser solicitados com período ideal de 30 dias, e no mínimo 10 dias antes do evento.
- Caso haja necessidade de espaço físico e materiais da IES, o organizador deve também fazer esta reserva diretamente com a equipe de gestão dos laboratórios no e-mail [email protected]
- Com a data reservada, ele deve preencher com todas as informações da palestra o formulário de solicitações marketing. Quando ele faz este processo, todos os profissionais envolvidos na produção recebem os dados em seu e-mail. Caso você não esteja recebendo, envie um e-mail para [email protected] para que você seja cadastrado no fluxo de recebimentos.
- Em até 3 dias úteis o solicitante receberá o material para apontar as correções necessárias;
- Em mais três dias, o marketing irá enviar a arte final e materiais publicados.
Importante: devemos buscar canalizar as solicitações por este canal. Lá temos todos os dados necessários para um evento, não tendo todos os dados, o processo ficará parado da mesma forma. Além disso, permite oficializar o pedido e enviar as imagens na resolução correta, diferente do whatsapp que reduz a resolução para possibilitar o envio.
Eventos com investimento (custo para a IES):
Os eventos com investimento da parte da IES seguem o mesmo processo, mas devem antes cumprir uma etapa adicional: solicitar a aprovação do evento e verba ao departamento pedagógico [email protected]. Com o evento aprovado, o solicitante pode preencher o formulário de solicitações do marketing. Três dias úteis antes do evento deverá ser confirmado se o valor arrecadado cobre os custos, caso isso não ocorra, o evento deverá ser cancelado. Tendo confirmado a adesão ao evento, o financeiro fará a liberação da verba para aquisição dos materiais e confirmação dos profissionais envolvidos. Em caso de cancelamento, o marketing deverá fazer o repasse do valor existente no Sympla ao financeiro solicitando o reembolso aos alunos, juntamente com os dados bancários de cada um.
Como o valor arrecadado é dividido entre a IES e o organizador?
Removidos os custos, o valor arrecadado é dividido igualmente entre a Instituição e o organizador.
Entre os custos é preciso incluir:
- o valor da sala utilizada;
- valor pago ao palestrante.
- Demais itens necessários listados pelo organizador;
Quais eventos podem ser solicitados e quais os padrões a serem seguidos?
- Podem ser divulgados eventos presenciais e eventos online, pagos ou gratuítos
- Os eventos online devem sempre ser realizados pelo StreamYard, com transmissão para as plataformas do YouTube e Instagram. Caso seja do interesse do palestrante uma maior interação, é possível realizar o evento pelo Google Meet, mas sempre mantendo as transmissões para as redes sociais. O evento somente não será transmitido, se o conteúdo for sensível e não puder ser divulgado de forma mais abrangente;
- As inscrições do evento são realizadas sempre pelo Sympla, assim como o envio dos certificados em até 30 dias após o evento, que podem ser baixados automaticamente pelos participantes, facilitando todo o processo.
- Para certificados com diferenciação de carga horária é necessário criar uma lista de presença pelo Google Forms, que ficará sob a responsabilidade do professor organizador enviar ao marketing em até 3 dias úteis após o evento, para fechamento e disponibilização dos certificados.
Qual o processo deve ser seguido pelo marketing?
1- Etapa da documentação
- Montar uma pasta no drive exclusiva para o evento, dentro da pasta de eventos da sua cidade. A pasta deverá conter todo o material relacionado ao evento, inclusive as artes editáveis:
- _Eventos e Extensão_Uniandrade https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1fPFoFLsHW-k2hyco3W1OPEhRmjsbWGL3
- _Eventos e extensão_UNIB https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1VzVrG282zD_HmziC5I_6DE1J0mGNhkVB
- _Eventos e extensão_SMG https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1QvCwSp8fbiSDYkxZZ2fdv9fGa0sR7goy
- colocar o evento no trello com checklist e marcar as pessoas da equipe que irão colaborar na produção.
- Coletar os contatos (email e @) de cada um dos palestrantes (para coleta do termo de uso de imagem) e @ para marcar na publicação (podemos adicionar no formulário);
- Assim que recebido o formulário, enviar um e-mail a cada um dos palestrantes perguntando se ele autoriza o uso da imagem dele para aquela finalidade..
- Salvar as autorizações na pasta do evento no drive e encaminhar por e-mail ao RH da sua cidade;
2- Etapa de produção
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- Texto para o Sympla: apresentando todo evento da forma mais completa possível, com todas as informações sobre o objetivo do evento, nome, sobre das palestras, palestrantes, data, horário, local, se é pago ou gratuito, quantidade de horas, prazo final de inscrições. Enfim, tudo bem completinho.
- Texto para rede social: Texto de chamada para o evento com as informações principais do evento. Texto com bastante interação com o público fazendo com que eles vão para o sympla realizar a inscrição.
- E-mail: texto de convite para a participação do evento. É importante colocar as informações principais de forma que instigue o público a se inscrever.
- Criativo para feed em forma de carrossel (1080×1080), de preferência; Criativo para o Sympla (1920×1080) e para o Story (1080×1920).
3- Etapa de revisão, postagem e transmissão
- Com o material pronto, suba ele para o drive, envie o link no grupo da redação e depois ao professor responsável para que ele faça a revisão e aprove.
- Realize a postagem no Sympla, Instagram, Facebook, Story e grupo dos coordenadores.
- Eventos com transmissão pelo YouTube, criar o link de transmissão por StreamYard e enviar ao responsável o link da sala de transmissão e do YouTube.
4- Pós – evento
- Produção e envio dos certificados em até 30 dias após o evento.
- Retirar o relatório do evento e postar no drive na pasta junto com os outros materiais. O relatório deve conter: os nomes dos participantes, valor arrecadado e dados bancários para repasse financeiro. Eventos gratuitos dispensam os dois últimos dados, mas ainda assim precisamos do relatório.
- Enviar um e-mail ao grupo da sua IES listado em um dos e-mails abaixo, relatando a realização do evento com o relatório em anexo + dados dos participantes para a coleta dos termos de uso de imagem. Quando vc envia e-mail a este grupo, automaticamente o RH, a direção, o ndi e o departamento de emissão de diplomas recebe o informativo.
Segue lista de grupos de e-mail para eventos de cada cidade:
SMG à [email protected]
UNIB à [email protected]
Uniandrade [email protected]
